Penerapan Time Management (Manajemen Waktu) di Perusahaan dan Dunia Usaha

Memiliki skill dalam mengelola waktu atau time management merupakan hal yang sangat penting bagi pelaku bisnis. Salah satu faktor kesuksesan bisnis adalah dapat dengan efektif dan juga efisien dalam menyelesaikan segala pekerjaan yang berkaitan dengan bisnis. Jika tidak memiliki manajemen waktu yang baik, maka target bisnis yang sudah ditetapkan akan sulit tercapai.

Pada hukum Pareto 80/20, pelaku usaha mendapat 80% pencapainnya dari 20% pekerjaan yang diselesaikan. Jika prioritas pekerjaan dapat ditentukan dalam 20% tersebut, maka akan diperoleh manajemen waktu yang baik dan hal tersebut berorientasi pada hasil.

Oleh karena itu sangat penting memiliki skill manajemen waktu yang baik, karena dapat lebih maksimal dalam memanfaatkan waktu dan membuat pelaku usaha lebih produktif. #zonaHRD

A. Definisi Time Management (Manajemen Waktu)

Secara umum manajemen waktu dapat dipahami sebagai suatu ilmu mengelola waktu seacra efektif agar dapat dimanfaatkan untuk melakukan aktivitas yang pasti. Diantara kegiatan dalam manajemen waktu yaitu membuat rencana, pengorganisasian, mengatur, dan mengawasi. Dengan cara tersebut, target yang telah ditetapkan akan dapat dicapai sesuai waktunya.

Berikut ini beberapa pendapat para ahli mengenai pengertian manajemen waktu:

1. Frank Atkinson

Pada buku karangannya yang berjudul "Successful Time Management", Frank Atkinson mengatakan bahwa manajemen waktu adalah keterampilan dalam melakukan segala upaya yang terencana agar dapat memanfaatkan waktu sebaik mungkin.

2. Patrick Forsyth

Menurut Patrick Forsyth dalam bukunya yang berjudul "Successful Time Management", manajemen waktu adalah cara dalam mengendalikan waktu dan juga membuat segalanya menjadi efektif, efisien, dan produktif.

3. Winslow Taylor

Pada buku "The Principles of Scientific Management" karya Winslow Taylor yang dikenal dengan bapak manajemen ilmiah, manajemen waktu merupakan upaya dalam menggapai tujuan utama dalam hidup dengan cara menanggalkan segala aktivitas yang kurang bermanfaat dan menghabiskan banyak waktu.

B. Manfaat Time Management (Manajemen Waktu) Bagi Perusahaan

Pada perusahaan yang dijalankan dengan manajemen waktu yang baik, akan diperoleh manfaat-manfaat sebagai berikut:

1. Produktivitas Terdorong

Dengan manajemen waktu yang baik diterapkan di perusahaan, pelaku bisnis dapat mengutamakan pekerjaan utama dengan baik dengan mengenyampingkan aktivitas yang kurang efektif dan juga membuang-buang waktu. Selain itu, pembagian tugas kepada karyawan akan dapat dilakukan dengan baik.

2. Kepuasan Kerja Meningkat

Kepuasan kerja karyawan akan diperoleh jika target yang ditetapkan perusahaan dapat tercapai lewat segala bentuk pekerjaan, tugas, atau tanggung jawab mereka dapat diselesaikan dengan baik dan efisien. Manajemen waktu yang tepat akan dapat membantu terwujudnya hal tersebut.

3. Hubungan Antarpersonal Akan Semakin Baik

Dengan manajemen waktu yang baik, akan membuat hubungan antar karyawan semakin baik. Hal tersebut disebabkan oleh minimnya resiko untuk mengalami stres kerja pada karyawan. Dengan begitu karyawan akan semakin nyaman dan bisnis akan berjalan lancar.

4. Rasa Cemas dan Tegang Menjadi Berkurang

Kecemasan dan ketegangan akan membuat karyawan kesulitan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Dengan begitu akan banyak pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan dengan baik.

Manajemen waktu yang tepat akan membantu karyawan untuk menentukan prioritas pekerjaan yang harus diselesaikan lebih awal. Hal itu akan membuat segala pekerjaan dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

5. Terciptanya Lingkungan Kerja Yang Sehat

Dengan manajemen waktu yang baik dan tepat, karyawan akan memiliki pola hidup yang sehat dan seimbang pada keperluan pribadi dan juga pekerjaan. Sehingga mereka dapat lebih produktif dan terhindar dari stres kerja. Dengan begitu maka akan tercipta lingkungan kerja yang sehat dan juga kondusif.

6. Meningkatnya Reputasi

Jika karyawan dapat menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu atau lebih cepat dari target yang ditetapkan, akan membuat karyawan memiliki reputasi yang baik di perusahaan. Membuat mereka lebih dipercaya dan diyakini dapat memegang tanggung jawab dengan baik.

7. Terciptanya Waktu Luang

Pekerjaan yang dapat diselesaikan lebih cepat akan memberikan waktu luang bagi para karyawan. Dengan begitu karyawan dapat memanfaatkan waktu luang tersebut untuk hal-hal bermanfaat lainnya.

C. Dampak Dari Buruknya Time Management (Manajemen Waktu) Bagi Perusahaan

Jika sebelumnya sudah dibahas mengenai manfaatnya, pada bagian ini akan dipaparkan dampak buruk dari manajemen waktu yang tidak tepat bagi perusahaan. Berikut dampak buruk tersebut:

1. Banyak Pekerjaan Yang Menumpuk

Ketika waktu yang ada tidak dimanfaatkan sebaik-baiknya, maka akan ada pekerjaan-pekerjaan yang menumpuk diakibatkan terbiasa menunda-nunda dalam bekerja. Pekerjaan yang sudah menumpuk akan semakin sulit diselesaikan tepat pada waktunya.

2. Hasil Kerja Yang Diperoleh Tidak Memuaskan

Pada kondisi dimana waktu untuk menyelesaikan pekerjaan tinggal sedikit, pada umumnya pekerjaan akan dilaksanakan dengan terburu-buru agar dapat selesai tepat pada waktunya. Jika demikian, maka dapat dipastikan hasil pekerjaan yang diperoleh akan tidak memuaskan. #zonaHRD

D. Tips Time Management (Manajemen Waktu) Yang Baik

Dalam upaya menerapkan manajemen waktu yang baik di perusahaan, terdapat beberapa tips yang dapat diterapkan dalam melakukannya. Berikut ini penjelasannya:

1. Menetapkan Skala Prioritas

Hal pertama yang harus dilakukan adalah bijak ketika memutuskan atau melakukan tindakan yang terkait dengan pekerjaan, maka dari itu perlu menetapkan skala prioritas. Ada 4 skala prioritas, yaitu:

Penting dan mendesak. Segala bentuk pekerjaan yang berada dalam kategori ini harus diselesaikan sesegera mungkin.
Penting namun tidak mendesak. Pada skala ini, pekerjaan tersebut dapat dicicil untuk menyelesaikannya, karena waktunya yang tidak mendesak.
Mendesak namun tidak penting. Aktivitas pada skala ini tetap harus diselesaikan dengan segera walaupun tidak penting.
Tidak mendesak dan juga tidak penting. Pada aktivitas yang tergolong pada skala ini tidak perlu diselesaikan karena tidak penting atau hanya membuang-buang waktu saja.

2. Menetapkan Tujuan

Menetapkan tujuan merupakan hal yang harus dilakukan. Dengan adanya tujuan yang jelas, pelaku bisnis dapat memiliki rambu-rambu yang dapat memastikan dan mengarahkan pelaku bisnis berada pada jalan yang tepat. Dengan begitu pelaku bisnis akan terhindar dari kondisi kehilangan arah dan salah dalam mengambil keputusan.

3. Fokus

Dalam mengerjakan suatu tugas tertentu, pastikan untuk tetap fokus pada pekerjaan dan jangan sampai terganggu pada hal lain. Dengan tetap fokus, pekerjaan tersebut akan dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu.

4. DO IT NOW

Tips selanjutnya yaitu menerapkan DO IT NOW, yaitu:

D = Divide. Artinya melakukan pembagian tugas pada skala kecil.
O = Organize. Artinya mengatur dengan tepat dalam menyelesaikan tugas.
I = Ignore. Artinya mengabaikan segala gangguan yang datang ketika bekerja.
T = Take. Artinya mengambil kesempatan yang ada.
N = Now. Artinya lakukan sekarang juga.
O = Opportunity. Artinya mengambil keuntungan ketika terdapat kesempatan yang berada di depan mata.
W = Watch out. Artinya tetap waspada.

5. Menjauh Dari Hal-hal Yang Membuang Waktu

Ada banyak aktivitas-aktivitas yang sering dilakukan namun bersifat tidak penting dan hanya membuang waktu saja. Berikut ini contoh beberapa hal tersebut:

Smartphone. Smartphone memang banyak memberikan kemudah, namun di sisi lain smartphone juga sering kali membuat seseorang tidak konsentrasi pada pekerjaannya.
Lingkungan dan rekan kerja yang berisik. Terdapatnya suara-suara yang berisik akan menganggu konsentrasi dan akan berdampak pada produktivitas yang menurun.
Lokasi kerja yang berantakan. Lokasi yang berantakan membuat karyawan sulit mengakses informasi, seperti data tidak terorganisir dengan baik, banyaknya kertas-kertas, dan lain sebagainya.
Mengonsumsi makanan tidak sehat dan dehidrasi. Tidak mengosumsi makanan yang sehat dan kurang minum akan membuat karyawan tidak semangat dalam bekerja, karena kurangnya energy yang dimiliki.
Rapat yang ditidak perlu. Melakukan rapat yang tidak tentu menghabiskan banyak waktu, maka hindari melakukan meeting yang tidak terlalu penting.

6. Mengimplementasikan Rencana Manajemen Waktu

Ada empat langkah yang harus dilakukan pada tips ini, yaitu

Menetapkan tujuan-tujuan yang ingin diraih dalam kurun waktu tertentu. Lalu membuat daftar rencana yang berisi aktivitas sehari-hari agar dapat meraih tujuan tersebut.
Membedakan aktivitas yang mendesak dan menjadi prioritas lalu menyelesaikannya.
Menentukan pekerjaan mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Jika sama pentingnya, maka kerjakan yang lebih mudah dahulu.
Membawa daftar rencana tersebut kemana saja agar menjadi pengingat.

7. Menggunakan Aplikasi Pengelola Waktu

Menggunakan aplikasi pengelola waktu sangat bermanfaat. Aplikasi tersebut dapat melakukan analisa terhadap aktivitas yang dilakukan karyawan. Dengan aplikasi pengelola waktu juga dapat membuat jadwal dari setiap pekerjaan yang ingin dikerjakan.

Memanfaatkan teknologi yang terkomputerisasi untuk melakukan berbagai pekerjaan sangat perlu dilakukan dan kurangi pekerjaan yang dilakukan manusia. Contohnya seperti manajemen SDM yang menggunakan software HRIS dalam mengatur administrasi.

8. Meminta Tolong Kepada Orang lain

Seorang karyawan tidak akan bisa melakukan seluruh pekerjaan seorang diri. Hal tersebut merupakan bagian dari bisnis. Untuk itu jika kewalahan terhadap suatu pekerjaan, tidak ada salahnya meminta bantuan rekan kerja yang lain.

9. Membatasi Waktu Dalam Melakukan Sesuatu

Hal-hal seperti bersantai, ngobrol, membuka media sosial memang sesekali perlu dilakukan untuk menghindari stres, namun karyawan perlu membatasi waktunya agar tidak berlebihan dalam melakukan hal-hal tersebut.

10. Memastikan Keperluan Kerja Tersimpan Dengan Baik

Segala hal yang berkaitan dengan pekerjaan karyawan perlu disimpan sebaik mungkin. Contohnya seperti data atau file di komputer. Data atau file di komputer harus disimpan sebaik mungkin dan tidak berserakan.

11. Mengisi Waktu Saat Menunggu

Jangan biarkan diri hanya diam saja ketika ada waktu dalam menunggu sesuatu. Manfaatkan sela-sela waktu tersebut untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan waktu singkat. Seperti membalas email, mengecek laporan, dan lain sebagainya.

Itulah beberapa tips yang dapat diterapkan dalam melakukan manajemen waktu. Time management atau manajemen waktu menjadi skill yang perlu dimiliki oleh seluruh karyawan di perusahaan, karena dengan manajemen waktu yang baik, kemajuan dan perkembangan perusahaan akan dapat tercapai dengan maksimal. Demikian pembahasan mengenai penerapan time management (manajemen waktu) di perusahaan dan dunia usaha. Semoga bermanfaat. #zonaHRD

Navigasi Menu