Ketepatan waktu - kewajiban hukum, perlindungan data, dan perangkat lunak

Kewajiban untuk mencatat jam kerja memungkinkan perusahaan dan karyawan untuk menyimpan gambaran umum tentang waktu bekerja. Tapi bagaimana itu bisa diterapkan? Kami menjawab pertanyaan paling penting: kemungkinan teknis, kewajiban hukum, metode yang aman secara hukum untuk merekam jam kerja, dan perlindungan data.

Rekam waktu kerja secara otomatis dan legal dengan Personio. Lebih lanjut tentang fungsi.

isi

Apa yang dimaksud dengan ketepatan waktu?
Ketepatan waktu: Kerangka hukum
Model umum untuk merekam jam kerja
Kapan ketepatan waktu menjadi wajib?
Siapa yang tidak harus mencatat waktu kerja?
Ketepatan waktu dan perlindungan data

Apa yang dimaksud dengan ketepatan waktu?

Syarat Pengukuran waktu kerja mencakup semua opsi untuk mendokumentasikan jam kerja harian karyawan – yaitu periode di mana mereka harus memenuhi kewajiban kontrak kerja mereka – setepat mungkin. Waktu istirahat dan istirahat yang tidak dibayar bukan merupakan bagian dari jam kerja. Dari sudut pandang bisnis, pencatatan jam kerja ditugaskan ke area tanggung jawab SDM.

Mengapa pelacakan waktu penting?

Pencatatan waktu kerja aktual yang benar membantu pemberi kerja dan karyawan untuk melacak pekerjaan yang dilakukan.

• Pengusaha menerima informasi tentang Kepatuhan terhadap waktu istirahat dan waktu istirahat yang diwajibkan secara hukum
• Jika tidak, ketepatan waktu menunjukkan saat majikan melakukan kewajibannya untuk merawat bertindak dan campur tangan harus
• Karyawan dapat memeriksa apakah majikan menghitung upah mereka berdasarkan jam kerja yang tercatat ditagih dengan benar memiliki dan apakah mereka Tercatat dengan jelas lembur menjadi

Sangat siap untuk kewajiban mencatat waktu

Waktu harus dicatat dengan andal, itulah yang dikatakan pembuat undang-undang. Di Personio, Anda merekam waktu secara otomatis, terpusat dan legal.

Lebih lanjut tentang merekam jam kerja dengan Personio

Apakah pelacakan waktu wajib? Situasi hukum saat ini

Hingga Mei 2019, berdasarkan Undang-Undang Jam Kerja di Jerman, perusahaan hanya diwajibkan untuk mendokumentasikan jam kerja yang melebihi delapan jam sehari (yaitu lembur) serta bekerja pada hari Minggu dan hari libur. Bahkan, hal ini hampir tidak mungkin dilakukan tanpa mengetahui awal dan akhir jam kerja reguler. Meskipun Undang-Undang Jam Kerja mensyaratkan pencatatan jam kerja yang benar, undang-undang tersebut tidak bertujuan untuk pencatatan secara rinci. Namun demikian, undang-undang berfungsi sebagai titik acuan yang penting, karena mengatur poin-poin sentral seperti:

• Jam kerja maksimal per hari
• Panjang minimum periode istirahat harian
• Bekerja pada hari Minggu dan hari libur nasional
• norma dasar waktu kerja

Dengan penilaian ECJ pada Mei 2019, arah yang sama sekali baru muncul dalam diskusi tentang topik pencatatan waktu kerja dan perlindungan karyawan.

Keputusan ECJ dalam satu kalimat

Pengusaha harus sepenuhnya mencatat jam kerja karyawan mereka dalam sistem yang andal, objektif, dan dapat diakses.

Kalimat ini juga meledak-ledak bagi perusahaan-perusahaan di Jerman – karena dengan pencatatan jam kerja yang lengkap, karyawan dapat dengan mudah memahami dan membuktikan ketika mereka telah bekerja lebih dari jam kerja yang ditetapkan dalam kontrak kerja mereka.

Selain itu, perusahaan wajib mencatat secara lengkap jam kerja yang sebenarnya dilakukan oleh karyawannya. Tanpa pencatatan waktu, tidak ada jaminan bahwa peraturan tentang jam kerja tetap benar-benar akan dipatuhi. Keputusan ECJ berfungsi untuk melindungi karyawan – dengan fokus yang jelas pada kesehatan fisik dan mental mereka. Dengan data yang tercatat, karyawan dapat melaporkan potensi pelanggaran oleh pemberi kerja terhadap peraturan jam kerja kepada pihak yang berwenang. Tetapi majikan juga dapat mengidentifikasi “kambing hitam” di antara karyawan.

Situasi saat ini di bawah hukum Jerman

Legislator Jerman diminta untuk mengubah keputusan ECJ ke dalam hukum nasional. Segera setelah ini terjadi, ada kewajiban hukum di Jerman untuk mencatat jam kerja. Sebuah laporan ahli oleh Kementerian Federal Tenaga Kerja tentang penilaian ECJ sampai pada kesimpulan yang jelas: peraturan saat ini di Jerman – misalnya dalam Undang-Undang Jam Kerja – tidak sesuai dengan hukum UE. Para ahli membuat saran konkret untuk kemungkinan implementasi:

• Kewajiban pemberi kerja untuk mencatat awal, akhir, dan durasi pelaksanaan pekerjaan harian – pada hari pelaksanaan pekerjaan
• Opsi perekaman: digital dan analog
• Kemungkinan untuk mentransfer kewajiban kepada karyawan

Bahkan jika Kementerian Tenaga Kerja Federal sudah mengerjakan rancangan undang-undang – pengadilan telah mengambil alih politik. Karena putusan Pengadilan Perburuhan Emden pada Februari 2020 melihat kewajiban pengusaha untuk membuat sistem yang objektif untuk mencatat jam kerja seperti yang diberikan.

Dengan kata lain: Kewajiban hukum untuk mencatat waktu sudah ada. Oleh karena itu, perusahaan harus segera mempertimbangkan kembali sikap menunggu dan melihat yang potensial

Alasan baru mengapa pelacakan waktu menjadi penting

1. Pada bulan September 2020, Pengadilan Tenaga Kerja Emden kembali memutuskan berdasarkan keputusan ECJ: Ini memberi karyawan sejumlah sekitar 20.000 euro untuk kerja lembur – tanpa ada persyaratan hukum khusus untuk implementasi di Jerman.
2. Rancangan RUU saat ini untuk undang-undang tentang pekerjaan mobile (Mobile Work Act – MAG) ingin majikan mencatat awal, akhir, dan durasi semua jam kerja dalam kasus pekerjaan keliling biasa.

>> Anda dapat membaca lebih lanjut tentang ini di artikel ini.

Model umum untuk merekam jam kerja

Banyak pengusaha sudah mencatat jam kerja karyawan mereka. Mereka bertindak secara bertanggung jawab dan dengan pandangan ke depan, karena kewajiban hukum untuk mencatat jam kerja akan datang lebih cepat, seperti yang disarankan oleh keputusan Emden.

Pencatatan jam kerja saat ini tidak (belum) terikat pada bentuk tetap – ini dapat berubah segera setelah keputusan ECJ tentang pencatatan jam kerja juga dialihkan ke dalam undang-undang Jerman dan dengan demikian menjadi efektif.

Jam kerja dapat dicatat dengan berbagai cara. Sistem mana yang benar tergantung pada faktor-faktor seperti ukuran perusahaan, tingkat digitalisasi, industri dan model waktu kerja. Opsi ini adalah yang paling umum.

sistem stasioner

Karyawan masuk dan keluar di terminal di tempat bisnis menggunakan kartu, chip, smartphone, atau sidik jari.

jam waktu

Jam waktu klasik masih dapat dibayangkan, tetapi pada saat pemrosesan data digital, jam tersebut tidak lagi benar-benar tahan di masa depan.

salinan

Karyawan mencatat awal dan akhir pekerjaan serta waktu istirahat dengan tangan – “lembar waktu” yang terkenal adalah umum di industri konstruksi pada khususnya, tetapi juga dalam pekerjaan proyek.

Dalam template gratis ini Anda mencatat waktu kerja dengan jelas. Unduh lembar waktu sekarang.

tabel excel

Perusahaan kecil khususnya melakukan pencatatan jam kerja melalui spreadsheet Excel. Kerugian dari solusi kecil ini adalah kerentanan terhadap kesalahan manusia selama entri data, kurangnya opsi kontrol dan manipulasi yang berpotensi sangat mudah untuk kedua belah pihak.

desktop atau smartphone

Awal jam kerja direkam dengan mengklik mouse di komputer atau melalui aplikasi di smartphone. Setelah bekerja dan untuk istirahat, pengguna logout lagi. Jenis perekaman waktu digital ini sangat cocok di kantor rumah atau di stasiun kerja jarak jauh.

Jangan lupa: Jika majikan telah menjalankan sistem pencatatan waktu dan ini harus diubah sebagai bagian dari penyesuaian hukum terhadap undang-undang waktu kerja, ia memerlukan persetujuan dewan pekerja.

Dengan semua metode yang disebutkan untuk mencatat jam kerja, fokusnya harus selalu pada satu hal: karyawan tidak boleh merasa dikendalikan atau bahkan dilindungi oleh mereka. Pendahuluan harus setransparan mungkin – apa yang direkam kapan dan untuk tujuan apa dan bagaimana penggunaannya? Dengan cara ini, karyawan dapat dibawa bersama.

Kapan ketepatan waktu menjadi wajib?

Situasi hukum saat ini di Jerman akan terus berlaku sampai putusan ECJ telah diterapkan dalam hukum Jerman. Artinya, pencatatan jam kerja belum menjadi kewajiban hukum di Jerman, tetapi sudah ada dan sudah ada aturan khusus pencatatan jam kerja untuk beberapa industri sejak lama, yang disebut dalam Undang-Undang Pemberantasan Pekerjaan Bawah Tanah.

Mencatat jam kerja sudah wajib bagi pengusaha di sektor ekonomi berikut:

• industri konstruksi
• restoran dan hostel
• perdagangan angkutan penumpang
• Forwarding, transportasi dan perusahaan logistik
• kehutanan
• pembersihan gedung
• konstruksi stan
• industri daging

Pengirim paket dan surat kabar juga harus mendokumentasikan jam kerja mereka. Untuk pekerja mini, menurut 17 Undang-Undang Upah Minimum, pemberi kerja juga wajib mendokumentasikan awal, akhir dan durasi waktu kerja harian. Waktu tersebut harus disimpan sekurang-kurangnya dua tahun setelah dimulainya pencatatan dan dicatat selambat-lambatnya setelah hari ke-7 pekerjaan yang dilakukan.

Mini-jobbers dapat menggunakan template ini untuk mencatat waktu mereka.

Siapa yang tidak perlu mencatat waktu kerja?

Majikan tidak perlu mencatat waktu kerja dalam kasus berikut:

• Jika pembayaran reguler per bulan melebihi 2958 euro (gross).
• Jika gaji yang dibayarkan secara teratur lebih dari 2000 euro (kotor) per bulan
• Jika anggota keluarga majikan dipekerjakan sebagai pekerja mini

Ketepatan waktu dan perlindungan data

Opsi digital yang disajikan untuk merekam jam kerja juga berfokus pada topik perlindungan data dan kepatuhannya yang ketat. Selain Undang-Undang Jam Kerja, perusahaan harus mengawasi peraturan Eropa lainnya – Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR).

Saat-saat perusahaan mendokumentasikan secara digital dalam rekaman kerja adalah salah satu data pribadi yang sangat layak dilindungi. Penyalahgunaan atau pengungkapan yang tidak sah harus dicegah dengan prinsip-prinsip kontrol berikut:

• Sistem pencatatan waktu tidak boleh digunakan oleh orang yang tidak berwenang (kontrol akses)
• Membaca, menyalin atau menghapus data selama transmisi harus dicegah (kontrol propagasi)
• Perubahan pada data harus dapat dilacak (kontrol input)
• Data harus dilindungi dari kehilangan atau kehancuran (availability control)
• Data pencatatan jam kerja harus diproses secara terpisah dari data lain, tidak boleh digunakan untuk tujuan lain

Kesimpulan: Kewajiban untuk mencatat waktu dalam keadaan apa pun tidak boleh mengarah pada pemantauan permanen terhadap karyawan – terlepas dari sistem mana yang digunakan. Perangkat lunak SDM yang menyertakan pencatatan waktu dalam portofolionya memastikan keamanan mutlak jika dilengkapi dengan konsep hak yang jelas dan hak akses yang dapat ditetapkan secara individual.

Penafian:

Kami menarik perhatian Anda pada fakta bahwa situs web kami hanya untuk tujuan informasi yang tidak mengikat dan bukan merupakan nasihat hukum dalam arti yang sebenarnya. Isi dari penawaran ini tidak dapat dan tidak boleh menggantikan nasihat hukum individu dan mengikat yang menangani situasi khusus Anda. Dalam hal ini, semua informasi yang diberikan tidak menjamin kebenaran dan kelengkapannya.

Isi situs web kami – terutama kontribusi hukum – diteliti dengan sangat hati-hati. Namun demikian, penyedia tidak dapat bertanggung jawab atas kebenaran, kelengkapan, dan aktualitas informasi yang diberikan. Secara khusus, informasi tersebut bersifat umum dan bukan merupakan nasihat hukum dalam kasus individu. Untuk menyelesaikan kasus hukum tertentu, silakan berkonsultasi dengan pengacara.

Catat waktu dengan cara yang aman secara hukum

Begitulah cara kerjanya dengan Personio

Bagikan Artikel ini