Ketepatan waktu di Excel

Penuh waktu, waktu fleksibel, kerja shift – pencatatan jam kerja harus mencakup semuanya dan tidak rumit. Beberapa perusahaan memilih untuk mencatat jam kerja dengan Excel, perusahaan besar cenderung menggunakan perangkat lunak. Apa manfaat dari sistem pencatatan waktu profesional dan cocok untuk siapa? Cari tahu di bawah.

8 argumen mengapa alat mengalahkan Excel sejauh ini. Download e-booknya sekarang.

isi

Pelacakan waktu dengan Excel: kelebihan dan kekurangan
Excel versus solusi perangkat lunak – perbandingan
Kekurangan merekam jam kerja dengan Excel
Argumen perangkat lunak

Pelacakan waktu dengan Excel: kelebihan dan kekurangan

Sekilas, Excel untuk pelacakan waktu gratis. Namun, Anda tidak boleh meremehkan biaya waktu kerja yang diinvestasikan saat merekam jam kerja dengan Excel. Karena persiapan lembar Excel untuk pencatatan waktu personel, pelatihan pengguna dan entri manual jam kerja atau transfer mereka ke akuntansi penggajian menghabiskan sebagian besar sumber daya waktu yang tersedia.

Sebagai perbandingan, perangkat lunak HR mengotomatiskan banyak proses personel dan dengan demikian tidak hanya menghemat waktu kerja Anda yang berharga, tetapi juga uang. Karena dengan bertambahnya waktu, Anda dapat berkonsentrasi pada tugas yang menambah nilai dan dengan demikian meningkatkan kepuasan dan loyalitas karyawan Anda.

Untuk perusahaan dengan sedikit karyawan, pelacakan waktu dengan Excel dapat menjadi alternatif pelacakan waktu otomatis menggunakan solusi perangkat lunak khusus atau jam waktu digital.

Excel cocok untuk berbagai macam evaluasi. Pencatatan jam kerja dengan Excel memberi Anda absen individu karena sakit serta statistik lembur dalam semua variasi. Namun, solusi perangkat lunak untuk akuntansi penggajian dengan pencatatan waktu terintegrasi juga mampu melakukan hal ini; dan mereka tidak membuat kesalahan (manual).

Bandingkan biaya Excel dengan pelacakan waktu online otomatis dan solusi penggajian online.

Excel versus solusi perangkat lunak – perbandingan

Saat membandingkan pencatatan jam kerja dengan Excel dan solusi perangkat lunak yang dirancang untuk mencatat jam kerja dan akuntansi penggajian, batasan solusi Excel menjadi jelas.

Ketepatan waktu dengan Excel

• Perlindungan ketat dari basis formula diperlukan di setiap sel
• Memulai evaluasi membutuhkan pengetahuan yang sesuai
• Ketepatan waktu dilakukan secara manual tanpa mekanisme kontrol
• Sebagian besar transfer manual dari data yang direkam ke akuntansi penggajian
• Transfer data dalam akuntansi penggajian hanya dimungkinkan jika perangkat lunak yang ada mengimpor format file .csv.
• Perlindungan data (kewajiban untuk menghapus, prinsip minimum,…) harus diperhatikan secara eksplisit oleh personel dan karyawan
• Tidak ada biaya tambahan

Ketepatan waktu dengan perangkat lunak

• Karyawan memasuki jam kerja dengan topeng prefabrikasi; Lembar waktu tidak diperlukan
• Koreksi manual dimungkinkan tetapi tunduk pada kontrol
• Dapat dikombinasikan dengan metode perekaman elektronik seperti kartu waktu
• Mekanisme kontrol, seperti perbandingan dengan waktu sistem, memantau pencatatan waktu yang benar
• Transfer data otomatis ke akuntansi penggajian
• Perhitungan otomatis lembur dan lembur
• Evaluasi yang disederhanakan dengan menekan satu tombol
• Upah per jam dihitung secara otomatis.

Pelacakan waktu semudah itu di Personio

Pertahankan ikhtisar. Karyawan mencatat jam kerja mereka sendiri, supervisor mengonfirmasi dengan satu klik.

Kelola absen dalam waktu singkat

Kekurangan merekam jam kerja dengan Excel

Apa kerugian mencatat jam kerja dengan Excel?

• Entri manual memakan waktu
• Kerentanan kesalahan karena kesalahan pengetikan: Karyawan itu sendiri dapat dengan sengaja memasukkan waktu yang salah atau membuat kesalahan pengetikan; kesalahan juga dapat terjadi ketika waktu ditransfer. Konsekuensinya adalah ketidakpercayaan dan beban kerja yang tinggi karena tes tambahan.
• Kurangnya transparansi, karena tidak ada instrumen kontrol tambahan yang memantau entri waktu yang benar
• Excel, bisakah Anda melakukannya? Pertanyaan ini penting karena alat ini membutuhkan pengetahuan khusus.
• Jika jam kerja dimasukkan secara terpusat berdasarkan lembar waktu karyawan, ini melibatkan banyak pekerjaan tambahan
• Privasi: Dokumen Excel berisi data pribadi yang perlu disimpan dan dihapus dengan benar.

Keputusan ECJ: perekaman waktu yang sistematis akan datang

Seperti apa undang-undang yang sesuai dan kapan akan mulai berlaku belum pasti, tetapi satu hal yang jelas: Excel tidak cukup untuk pencatatan yang andal dan sistematis.

Beginilah cara kerja perekaman waktu dengan Personio

Argumen perangkat lunak

Perekaman waktu otomatis melalui solusi perangkat lunak menawarkan mekanisme kontrol, seperti perekaman melalui kartu waktu elektronik di terminal. Di satu sisi, transmisi otomatis ke akuntansi penggajian. Selain itu, pendekatan ini mengoptimalkan efisiensi proses dalam administrasi personalia dan akuntansi penggajian dan menawarkan tingkat transparansi yang tinggi.

Meskipun biaya untuk solusi perangkat lunak lebih tinggi pada pandangan pertama, mereka dimasukkan ke dalam perspektif dalam waktu singkat dengan efisiensi yang lebih besar dari proses otomatis. “Tapi kita tidak punya waktu untuk memperkenalkan software HR!” Tentu saja, pengenalan perangkat lunak seperti itu pada awalnya dikaitkan dengan upaya. Tetapi dalam jangka panjang, itu terbayar baik secara finansial maupun dalam hal waktu. Jika tidak, Anda akan segera jatuh ke dalam lingkaran setan: pekerjaan SDM Anda akan menjadi lebih rumit dan hanya akan menjadi lebih sulit tanpa perangkat lunak.

Dalam hal perangkat lunak, periksa apakah program penggajian Impor data dari Excel mendukung. Jika hal ini tidak terjadi, Anda dapat secara manual mentransfer waktu kerja yang didokumentasikan, yang melelahkan dan memakan waktu.

Cukup catat waktu kerja

Begitulah cara kerjanya

Bagikan Artikel ini