Cara Membuat Form Absen di Google

Pada masa sekarang ini perkembangan teknologi telah berkembang dengan begitu pesat dalam berbagai aspek. Perkembangan tersebut terjadi terus menerus seiring berjalannya waktu hingga tercipta berbagai hal yang dapat mempermudah manusia dalam melakukan aktivitas sehari-hari.

Tujuan utama dikembangkannya teknologi tentu untuk memberikan kemudahan dalam menjalani kehidupan. Itu sebabnya hal ini akan berlangsung hingga di masa depan. Mulai dari hal yang paling sederhana hingga yang rumit, adanya perkembangan tersebut membuat terpenuhinya kebutuhan manusia.

Salah satu aktivitas manusia yang merasakan dampak dari perkembangan teknologi tersebut yaitu terciptanya sistem mendata kehadiran yang dapat dilakukan melalui aplikasi absensi online. Aplikasi tersebut bernama Google Form.

Pada masa pandemi ini yang dimana aktivitas seperti sekolah atau bekerja dilakukan di rumah, membuat absen di Google Form sangat penting untuk dilakukan untuk memperoleh data kehadiran siswa atau karyawan pada kegiatan belajar atau bekerja. Dengan bantuan aplikasi Google Form ini, guru dan juga pimpinan perusahaan dapat mengetahui siswa atau karyawannya yang tetap belajar atau bekerja walau dari rumah. #zonaHRD

A. Mengenal Absensi Online

Kehadiran absen online merupakan salah satu perkembangan teknologi yang paling berguna pada perusahaan. Bagi perusahaan yang bidangnya berfokus pada proyek lapangan, penggunaan absensi online menjadi pengganti penggunaan absensi konvensional yang dinilai kurang praktis.

Salah satu yang mendasari berkembangnya teknologi untuk mengelola absen lebih praktis yaitu karena karyawan yang bekerja di perusahaan yang bergerak di bidang proyek lapangan tidak datang ke kantor untuk mengisi absensi secara konvensional. Dengan membawa alat absensi konvensional seperti kertas juga akan merepotkan jika dibawa ke lapangan.

Sistem absensi konvensional memiliki kekurangan dan kurang menguntungkan bagi perusahaan. Karyawan pada perusahaan proyek lapangan mengeluh karena harus datang ke kantor terlebih dahulu untuk melakukan absensi.

Dengan begitu, untuk mengatasi keluhan karyawan tersebut, membuat sistem absensi online sangat perlu dilakukan. Selain itu juga hal ini akan memberi manfaat bagi perusahaan sehingga bekerja lebih efisien.

Pada umumnya sistem absensi online ini berbentuk aplikasi ataupun situs berbasis web. Hal tersebut tergantung perusahaan, ingin menggunakan situs web yang sudah tersedia atau merancang aplikasi baru untuk hal tersebut.

Dengan sistem absen online, pengelolaan data absensi karyawan dapat dilakukan secara real-time. Manajemen perusahaan hanya perlu memantau dan mendeteksi karyawan yang melakukan log-in untuk absensi, sehingga diketahui kehadiran ataupun ketidakhadiran karyawannya.

Manfaat lain yang diperoleh manajemen perusahaan yaitu adanya penipuan dalam pelaksanaan absensi dapat diminimalisir, karena pelanggaran yang dilakukan karyawan dalam proses absensi dapat diketahui.

B. Cara Membuat Absensi Online Dengan Google Form

Google Form yang dirili pertama kali pada bulan Februari tahun 2008 ini merupakan bagian dari Google Docs Editor yang disediakan oleh Google secara gratis. Pada Google Form ini terdapat fitur berbagi yang terdapat di Dokumen, Slide, Spreadsheet. Keuntungan yang diperoleh dari Google Form ini yaitu cukup mudah dijalankan, mudah untuk dibagikan, gratis, dan data yang diperoleh dapat disambungkan ke Google Sheets. Dengan begitu data tersebut dapat diunduh dan juga diolah dengan cara yang lebih sederhan.

Sistem absensi online lewat Google Form sudah sangat populer, namun terdapat juga beberapa orang yang belum dapat membuat absensi di Google Form. Membuat absensi online ini dapat dilakukan dengan mudah menggunakan laptop dan juga smartphone. Berikut ini langkah-langkah pembuatannya:

• Buka Google Drive
• Pada sebelah kiri atas tampilan Google Drive, pilihan menu "New"
• Lalu akan muncul macam-macam layanan Google, pilih "Google Forms"
• Selesai

Membuat absensi online tidak hanya bisa dilakukan lewat komputer atau laptop, namun lewat smartphone juga bisa dilakukan. Caranya yaitu membuka aplikasi layanan browser, lalu ketik forms.google.com dan lakukan pencarian. Selanjutnya akan terbuka halaman utama dari Google Form.

Langkah-langkah selanjutnya untuk membuat absensi online melalui Google Form adalah sebagai berikut:

• Buka Google Form
• Pilih formulir kosong untuk membuat absensi baru
• Ketika judul dan deskripsi dengan cara mengklik pada masing-masing kolom
• Buat kolom yang menjadi tempat nama karyawan dengan mengklik kolom yang ada di bawah deskripsi
• Ubah pilihan jawaban menjadi "jawaban singkat", lalu aktifkan tombol "wajib diisi"
• Selanjutnya yaitu buat kolom jadwal dengan cara mengklik lambang "+" sesuai kebutuhan
• Lalu buat kolom keterangan dengan mengklik lambang "+"
• Jika sudah maka klik tombol kirim pada kanan atas agar link dapat dibuat
• Langkah terakhir yaitu klik "ikon link" yang berada di tengah
• Pilih "perpendek link" dan "salin link". Dengan begitu link absensi online sudah jadi dan tersalin agar dapat dibagikan kepada para karyawan untuk diisi.

Selanjutnya yaitu cara membagikan Google Form kepada orang lain. Berikut langkah-langkahnya:

1. Lewat e-mail atau link

Pilih tombol "kirim" yang terletak pada kanan atas untuk membuka halaman Send Form. Klik ikon surat untuk mengirik formulir absen lewat email atau klik ikon rantai untuk dapat dibagikan berbentuk tautan atau link.

2. Lewat embed website

• Pilih tombol "kirim" yang terletak pada kanan atas
• Akan terbuka halaman send form
• Klik ikon "<>" pada sebelah ikon rantai
• Atur ukuran formulir absen yang ingin ditampilkan pada website, lalu salin link
• Selanjutnya buka dashboard Wordpress website dan klik "appearance", lalu klik "widgets"
• Piilih "custom HTML" untuk meletakkan formulir absen tersebut pada posisi yang diinginkan, lalu klik "add widget"
• Ketik judul dan tempelkan link yang sudah disalin ke kolom HTML
• Terakhir klik "save"
• Selesai

Manfaat yang diperoleh dari penggunaan Google Form yaitu atasan tidak perlu untuk mencetak kuesioner ataupun bentuk fisik data-data lainnya, sehingga pengeluaran menjadi berkurang. Waktu yang diperlukan untuk menggunakannya pun menjadi lebih hemat, karena atasan tidak perlu mendatangi karyawan secara langsung untuk memperoleh data yang diperlukan, cukup bagikan saja formulir tersebut lewat email atau link kepada karyawan.

Keunggulan lainnya yaitu data yang dikumpulkan akan tersimpan dengan aman. Seluruh data, baik formulir dan jawaban akan tersimpan di akun Google Drive pembuat. Dengan begitu, tidak pelru takut akan kehilangan data. #zonaHRD

C. Keuntungan Penggunaan Absensi Online

Berikut ini beberapa keuntungan yang akan diperoleh perusahaan jika menggunakan sistem absensi online pada karyawannya:

1. Minim Kesalahan Dalam Perhitungan Jam Kerja

Dalam menggunakan sistem absensi online, perusahaan akan memperoleh data secara real-time mengenai kehadiran dan juga jam kerja karyawannya. Perusahaan dapat dengan mudah mengetahui kehadiran karyawan sehingga penilaian kinerja lebih adil. Dengan begitu kesalahan dalam menghitung jam kerja karyawannya akan lebih kecil dan akan berdampak pada nominal gaji karyawan.

Karyawan yang jam kerjanya pendek atau tidak hadir tentu menerima bayaran yang lebih sedikit dibandingkan karyawan yang selalu hadir dan memiliki jam kerja yang lebih panjang. Begitu juga dengan karyawan yang memiliki bekerja melebihi jam kerja yang normal atau kerja lembur tentu akan mendapat bonus tambahan dari perusahaan.

2. Kesalahpahaman di Tempat Kerja Dapat Dicegah

Timbulnya kesalahpahaman antara atasan yang berada di lapangan dengan manajemen dapat terjadi jika karyawan yang bekerja di proyek lapangan tidak bisa ke kantor hanya untuk melakukan absensi, sehingga membuat karyawan dianggap tidak bekerja atau tidak masuk. Kondisi tersebut membuat karyawan mengeluh, karena dia harus melakukan absen di kantor, sementara dia harus segera berada di lapangan untuk bekerja.

Dengan menggunakan sistem absensi online hal yang seperti itu dapat dicegah. Karyawan tidak perlu melakukan absensi di kantor, cukup mengisi absensi lewat smartphone di lokasi proyek maka kehadiran karyawan sudah dihitung.

3. Menghemat Kertas dan Uang

Keuangan perusahaan akan menjadi sangat boros jika menggunakan sistem absensi konvensional, karena banyaknya kertas yang diperlukan jika memiliki karyawan yang banyak dan juga penggunaan mesin cetak perlu dilakukan perawatan dan juga produksi yang membutuhkan banyak biaya. Dengan menggunakan sistem absensi online, tentu biaya yang dikeluarkan tidak sebesar biaya sistem absen konvensional.

Lewat penggunaan sistem absensi online, maka data mengenai seluruh kehadiran karyawan dapat diperoleh dengan cepat, karena menggunakan server tunggal yang bisa diakses oleh seluruh karyawan.

4. Meningkatkan Kualitas Kerja Pegawai

Kualitas kerja dan juga tingkat kepatuhan karyawan pada perusahaan dapat ditingkatkan dengan menggunakan sistem absensi online. Hal tersebut disebabkan oleh karyawan dapat memperoleh kepuasan dalam menerima gaji dari perusahaan, karena terdapat mekanisme perhitungan kehadiran dan jam kerja mereka membuat hasilnya lebih akurat dan adil. Dengan begitu kualitas kerja karyawan akan meningkat.

Sebaliknya jika menggunakan sistem absensi konvensional, karyawan tidak akan termotivasi untuk meningkatkan kualitas kerja, karena mekanisme perhitungan bayaran mereka berdasarkan kehadiran dan jam kerja tidak begitu jelas.

D. Tips Penggunaan Absensi Online

Dalam penggunaan sistem absensi online ini sudah tentu lebih ramah pada biaya dan dapat memberikan keuntungan dibandingkan absensi konvensional. Namun dalam penggunaannya, perusahaan perlu melakukan pemeliharaan server secara rutin agar sistemnya tetap berjalan efektif, kesalahan dalam perhitunga, dan juga kesalahan dalam mengisi absensi dapat dicegah.

Oleh karena itu perusahaan harus benar-benar serius dalam memelihara sistem absensi online agar segala keuntungannya dapat diperoleh. Jika tidak, maka keuntungan-keuntungan yang sudah disebutkan akan mengalami penurunan. Setiap terjadi kesalahan, maka akan terjadi kekacauan dalam melakukan perhitungan data kehadiran dan kinerja karyawan.

Hal-hal seperti kesalahpahaman antara manajemen dengan perusahaan, data absensi karyawan yang tidak akurat, dan juga tidak praktisnya sistem pengelolaan absensi secara konvensional harus dapat diatasi perusahaan. Untuk itu sangat disarankan bagi perusahaan untuk mulai menggunakan sistem online ini demi kemajuan dan perkembangan perusahaan. Demikian pembahasan mengenai sistem absensi online. Semoga bermanfaat. #zonaHRD

Bagikan Artikel ini