Bagaimana perencana absen membuat HR Anda bekerja lebih mudah

Pondok kosong untuk dijual, meskipun sedang musim ramai. Untuk mencegah skenario seperti itu menjadi kenyataan bagi Anda, ada solusi sederhana: perencana ketidakhadiran. Kami akan menunjukkan kepada Anda apa yang dapat (dan harus) dilakukan oleh perencana ketidakhadiran dan bagaimana karyawan Anda dapat membebaskan Anda.

Unduh perencana liburan sekarang

isi

Inilah yang dapat dilakukan oleh perencana kehadiran dan ketidakhadiran
Apa yang bisa terjadi tanpa perencana absen…
… tapi belum tentu: 6 keuntungan untuk HR
Dikelola secara digital, perencanaan absen menjadi lebih mudah
Kesimpulan

Inilah yang dapat dilakukan oleh perencana kehadiran dan ketidakhadiran

Dalam perencana ketidakhadiran, Anda dapat mencatat berbagai ketidakhadiran karyawan Anda, misalnya:

• liburan
• penyakit
• hari libur nasional
• kantor pusat
• cuti panjang
• Cuti pendidikan, cuti khusus atau pendidikan lanjutan
• cuti hamil dan cuti orang tua

Sebagian besar perencana absen sangat dapat disesuaikan. Dengan kata lain: Tergantung pada keinginan Anda, Anda dapat mengatur di alat opsi absen mana yang harus ditampilkan kepada karyawan Anda. Anda juga dapat menentukan berapa hari libur yang diberikan suatu kategori.

Apa yang bisa terjadi tanpa perencana absen…

Situasi bottleneck merusak penjualan

Menipisnya departemen selama periode pergantian tinggi atau departemen penuh sesak selama fase liburan: Tanpa perencana ketidakhadiran, mudah kehilangan jejak siapa yang ada di sana kapan. Akibatnya, produktivitas turun dan begitu juga pendapatan.

Sumber daya internal menderita

Contoh: Karyawan A menelepon HR dan ingin tahu berapa banyak waktu liburan yang tersisa. Karyawan B telah sakit selama seminggu dan masih belum menyerahkan cuti sakitnya – dan manajer penjualan ingin tahu seperti apa tenaga kerja bulan depan.

Semua pertanyaan datang bersama dengan departemen SDM, yang tidak sampai ke tugas sebenarnya karena harus berurusan dengan tugas administratif.

Merencanakan absen tidak pernah semudah ini

Siapa yang sakit, siapa yang liburan, siapa yang cuti orang tua? Dengan Personio, karyawan Anda sendiri yang mengajukan absen, dan supervisor mengonfirmasi dengan satu klik. Dan HR terus melacak.

… tapi dengan absensi perencana Anda tidak perlu: 6 keuntungan untuk HR

Jika Anda mengetahui sejak awal siapa yang absen dan hadir dan kapan, Anda dapat merencanakan sumber daya dengan lebih baik.Anda juga akan menghemat banyak waktu jika Anda memiliki manajemen absensi yang dilakukan oleh perangkat lunak atau dengan bantuan karyawan itu sendiri. Perencanaan absensi memiliki keuntungan sebagai berikut untuk Anda:

dapatkan gambaran umum

Anda mengetahui pada tahap awal siapa yang tidak hadir dan kapan, sehingga Anda dapat merencanakan sumber daya dengan lebih baik.

Tentukan jenis ketidakhadiran

Apakah cuti tahunan, cuti orang tua, pendidikan lanjutan atau sakit – ada alasan berbeda untuk ketidakhadiran karyawan. Dengan mendefinisikan berbagai jenis ketidakhadiran, Anda dapat mengelola ketidakhadiran secara transparan.

Hitung hak cuti

Anda hanya akan menerima hak liburan yang benar dari karyawan jika Anda memiliki catatan absen yang benar.

membuat laporan

Jika seorang manajer meminta gambaran umum tentang ketidakhadiran sebelumnya di departemennya, Anda hanya dapat memenuhi permintaan ini jika Anda memiliki perencanaan yang tepat. Anda harus dapat memilih berdasarkan departemen, karyawan, dan periode.

mulai larangan liburan

Jika Anda membutuhkan banyak staf dalam jangka waktu tertentu, Anda atau rekan spesialis Anda dapat menolak liburan selama waktu tersebut. Hal ini memungkinkan untuk menyerap puncak pesanan dan untuk memastikan bahwa staf yang cukup tersedia setiap saat. Penting bagi Anda untuk mengomunikasikan peraturan semacam itu pada tahap awal dan melakukannya dalam koordinasi dengan departemen spesialis.

memastikan representasi

Dalam hal karyawan pergi berlibur dan tugasnya diambil alih oleh pengganti, Anda dapat menetapkan peraturan pengganti.

Anda dapat mengunduh template Excel sebagai perencana liburan di sini.

Dikelola secara digital, perencanaan absen menjadi lebih mudah

Siapa pun yang menggunakan Excel untuk perencanaan ketidakhadiran berisiko kehilangan informasi penting, membuat kesalahan dalam perhitungan, atau kehilangan jejak. Untuk alasan ini, penggunaan perangkat lunak untuk manajemen ketidakhadiran masuk akal. Ini membawa keuntungan dalam banyak hal:

memulangkan

Biarkan karyawan mendaftar atau meminta absen sendiri menggunakan formulir sederhana dan intuitif sebagai bagian dari Employee Self Service (ESS). Karyawan mengajukan aplikasi dari komputer atau smartphone. Manajer, kepala departemen, atau manajer SDM—bergantung pada siapa Anda telah menetapkan peran pemberi persetujuan—dapat menyetujuinya.

Ini menghemat waktu Anda dan memberi sinyal kepercayaan kepada tenaga kerja. Jika seorang karyawan sakit, Anda tidak perlu mengejarnya untuk mengambil surat sakit. Sebaliknya, perangkat lunak mengingatkan karyawan untuk mengunggah sertifikat medis pada waktu yang tepat.

Personio saat bepergian

Dengan aplikasi Personio, karyawan Anda dapat meminta ketidakhadiran mereka di mana saja dan kapan saja. Ini memungkinkan pengalaman karyawan yang modern dan digital dan menyoroti Anda sebagai pemberi kerja.

Lihat di App Store

transparansi

Jika karyawan A sedang mengerjakan sebuah proyek dengan karyawan B dan harus diselesaikan dalam waktu tertentu, maka dia dapat dengan mudah melihat di kalender sistem apakah rekan kerja tersebut tersedia dalam waktu yang dibutuhkan.

Tidak ada kesalahan

Meskipun Anda (atau karyawan) mungkin telah mengeluarkan kalkulator untuk menghitung hak liburan di masa lalu, Anda dapat mendelegasikannya ke perangkat lunak. Ini tidak dihitung dan diperhitungkan jika hubungan kerja berubah (jika seseorang berubah dari penuh waktu menjadi paruh waktu, misalnya) atau jika seseorang telah bekerja lembur.

Perangkat lunak ini juga secara otomatis menghitung akrual liburan.Selain itu, pemeliharaan akun liburan yang memakan waktu tidak lagi diperlukan. Permintaan liburan tidak lagi hilang dan karyawan Anda mengetahui status permintaan liburan mereka setiap saat.

Pusat

Perencana liburan Anda dapat dikelola dari mana saja dan kapan saja (bahkan saat Anda bepergian dan menggunakan ponsel). Anda dapat menentukan siapa yang memiliki akses ke sana. HR menerima informasi real-time dan dapat bereaksi sesuai saat merencanakan sumber daya.

Hemat 80 persen waktu

Seorang karyawan mengajukan sekitar lima permintaan liburan per tahun. Ini menghabiskan waktu tiga kali lipat: karyawan, departemen SDM, dan manajer. Jika Anda membandingkan analog dengan manajemen absensi digital, maka ada penghematan waktu sebesar 80% melalui penggunaan perangkat lunak.

Cari tahu lebih lanjut tentang manajemen cuti di Personio

Saring dan laporkan

Bergantung pada apakah Anda menginginkan statistik ketidakhadiran untuk departemen, karyawan, atau seluruh tenaga kerja, atau apakah manajer departemen memintanya, Anda dapat memfilter menurut kriteria yang dipilih dan membuat laporan dengan sekali klik.

Tampilan kalender atau daftar

Hari libur, sisa hari libur atau jenis ketidakhadiran lainnya dapat ditampilkan secara mingguan, bulanan atau lebih lama. Perangkat lunak dapat secara otomatis menandai hari libur umum; Anda juga dapat menentukan hari jadi perusahaan atau hari libur lainnya secara terpisah dan memperjelasnya.

transfer kalender

Semua entri absen yang Anda dan karyawan Anda buat dalam perangkat lunak juga dapat diintegrasikan ke dalam kalender perusahaan normal Anda. Ketidakhadiran dan perubahan Anda dapat ditransfer secara otomatis melalui sinkronisasi otomatis.

Kesimpulan

Administrasi kehadiran dan ketidakhadiran secara digital menghemat waktu Anda, menghemat sumber daya, dan membuat semua orang yang terlibat selalu mendapatkan informasi terbaru. Lebih baik lagi jika Anda menggunakan perangkat lunak yang mencakup banyak proses SDM. Misalnya, perangkat lunak dapat memperhitungkan informasi tentang cuti panjang dalam akuntansi penggajian.

Jadi jangan berpikir dalam kerangka Excel atau kalender digital, berpikirlah secara holistik. Ini akan menempatkan pekerjaan HR Anda secara modern dan efisien dan membebaskan waktu untuk pekerjaan penting yang bernilai tambah.

Satu alat untuk semua proses SDM

Uji Personio secara gratis

Bagikan Artikel ini