Tugas Inventory Control

 

Inventory Control atau dalam bahasa Indonesia disebut sebagai pengelolan persediaan merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan oleh seorang Staff PPIC (Production Planning and Inventory Control) dalam sebuah perusahaan.

Keberadaan posisi ini sangat penting untuk mengontrol keluar masuknya barang mulai hingga selesai proses produksi. Untuk itu, kali ini kita akan mengulas berbagai macam mengenai Inventory Control, simak terus ya, agar tidak ada informasi yang terlewati.

A.   Staff PPIC

Staff PPIC merupakan seorang yang mengontrol keluar masuknya barang mulai dari bahan baku, hingga bahan jadi siap distribusi. Selain itu, staff PPIC juga bertugas untuk menganalisa dan memprediksi keseimbangan persediaan, pemakaian, kedatangan barang dari supplier, serta kebutuhan konsumen.

 

B.   Tugas Staff PPIC

Untuk dapat menjalankan pekerjaannya, maka Staff PPIC memiliki tugas yang harus dilaksanakan agar kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan baik, di antaranya :

 

1.       Melakukan kalkulasi terhadap kebutuhan produksi

Agar kegiatan produksi tetap berjalan lancar, maka seorang PPIC haruslah menghitung kebutuhan bahan-bahan dalam sekali produksi, mulai dari bahan baku, bahan tambahan, dan juga bahan kemas.

 

2.       Memastikan persediaan bahan tercukupi untuk produksi

Keseimbangan persediaan bahan-bahan dengan jumlah yang dibutuhkan untuk produksi juga menjadi syarat agar kegiatan operasional berjalan. Jika salah satu bahan jumlahnya tidak mencukupi, maka staff PPIC harus mampu membuat keputusan dan rencana peralihan agar proses produksi tetap berjalan lancar, namun juga tidak berpengaruh terhadap permintaan konsumen.

 

3.       Melakukan perencanaan proses produksi

Staff PPIC harus membuat jadwal produksi setiap minggunya, serta memastikan proses produksi berjalan sesuai jadwal yang telah dibuat. Pembuatan jadwal produksi didasarkan dalam beberapa hal, yaitu :

a)      Persediaan di dalam gudang barang jadi

b)      Persediaan bahan baku dan bahan tambahan

c)       Persediaan bahan kemas

d)      Permintaan konsumen

Apabila jadwal produksi mingguan tersebut tidak berjalan lancar dan terdapat beberapa kendala, maka Staff PPIC juga harus memiliki rencana cadangan agar semua dapat terkendali, termasuk pemenuhan permintaan konsumen.

 

4.       Menganalisa forecast permintaan konsumen

Sebelum membuat jadwal produksi, Staff PPIC harus menganalisa data forecast permintaan konsumen dari team marketing agar mengetahui jumlah kebutuhan barang yang harus diproduksi untuk memenuhi permintaan konsumen tersebut.

 

5.       Menyediakan bahan jadi

Staff PPIC juga harus memastikan bahan atau produk selesai tepat waktu sebelum dikirim ke konsumen. Namun, Jika terdapat kendala, maka harus dikomunikasikan dengan team marketing, agar dapat disampaikan ke konsumen apabila terdapat keterlambatan pengiriman produk.

 

6.       Memastikan kualitas produk

Sebelum didistribusikan, produk jadi haruslah dipastikan kualitasnya, agar tidak mendapatkan komplain dari konsumen. Apabila terdapat produk dengan kualitas yang kurang baik, maka, Staff PPIC harus berkomunikasi dengan Staff QC untuk memastikan status dari produk tersebut, boleh release, atau di hold sementara, atau bahkan di reject. Karena keputusan atas status produk hanya dapat dikeluarkan oleh Staff QC.

 

C.   Keuntungan adanya Staff PPIC di dalam suatu perusahaan

Tidak semua perusahaan memiliki Staff PPIC di dalamnya, karena menganggap bahwa keberadaan supervisor produksi dan gudang sudah cukup untuk mengatasi hal-hal yang menyangkut pengelolaan sebelum, selama, dan pasca produksi. Namun, sebenarnya keberadaan Staff PPIC memiliki beberapa keuntungan diantaranya :

a.       Proses produksi berjalan dengan lancar

Dengan adanya jadwal produksi yang telah dibuat oleh Staff PPIC, maka proses produksi akan berjalan lebih teratur dan pemenuhan kebutuhan konsumen tetap terpenuhi.

b.      Mempermudah team purchasing dalam menjadwalkan kedatangan supplier

Dengan adanya analisa  persediaan dengan kebutuhan produksi, maka team purchasing lebih mudah dalam menjadwalkan kedatangan supplier, sebelum persediaan bahan kosong, apalagi jika supplier tersebut tidak dapat menyediakan bahan secara dadakan, maka team purchasing dapat menghubungi pihak supplier jauh-jauh hari.

c.       Mengurangi resiko adanya kelebihan dan kekurangan persediaan di dalam gudang perusahaan.

d.      Mengurangi out come (pengeluaran) perusahaan atas bahan-bahan yang tidak diperlukan.

e.       Mengurangi resiko keterlambatan distribusi ke konsumen.

f.        Memudahkan team finance dalam mengelola keuangan perusahaan, karena adanya income dan outcome yang pasti

g.       Mempermudah team marketing dalam menangani permintaan konsumen, karena memiliki perencanaan yang jelas

h.      Bahan dan teknologi dapat digunakan secara maksimal.

 

D.   Karakter yang harus dimiliki oleh Staff PPIC

Dengan melihat beberapa tugas yang cukup berat, maka tidak sembarang orang dapat menjadi staff PPIC, dan beberapa karakteristik yang harus dimiliki, adalah:

a.       Memiliki kecakapan dalam berhitung

Tugas staff PPIC tidak dapat terlepas dari perhitungan-perhitungan yang akan menjadi kegiatan sehari-harinya. Maka seorang Staff PPIC harus cakap dalam berhitung agar mempermudah pekerjaannya.

b.      Memiliki kemampuan analisa yang baik

Seorang Staff PPIC harus mampu melakukan analisa yang baik untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya, karena analisa yang sedikit melenceng maka akan berdampak pada kegiatan operasional dengan cukup besar.

c.       Teliti dan rinci

Karakteristik ini juga menjadi titik tumpu berjalannya tugas-tugas dengan lancar. Karena jika salah dalam perhitungan dan kurang teliti terhadap kualitas produk, maka akan memberikan dampak yang cukup besar bagi perusahaan.

d.      Mampu merancang rencana dengan baik, serta memiliki rencana cadangan dalam menjalankan tugasnya.

Dari, semua penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa tugas-tugas Staff PPIC adalah mengelola persediaan barang di dalam suatu perusahaan untuk membuat proses produksi berjalan dengan lancar.

Bagikan Artikel ini